Exploitez votre billetterie!





Les fonctions de la billetterie sont en constante évolution : les modèles d’affaires se sont transformés, les logiciels sont plus puissants, la billetterie s’impose comme une ressource stratégique pour les gestionnaires du marketing et des communications. Les responsables de billetterie se doivent de rester à l’affût des nouveautés et de bien maîtriser les nouvelles fonctionnalités.

La billetterie : un centre névralgique

La plupart des institutions culturelles font face à des situations qui leur demandent de se réinventer constamment. La faible croissance, voire la décroissance de la fréquentation des arts de la scène et des musées fragilisent ces institutions et obligent les administrateurs à trouver de nouvelles avenues pour rendre leurs activités plus efficaces et pour amener le public à sortir de chez lui et profiter d’une offre culturelle de grande valeur.

Il est devenu maintenant évident pour toutes les administrations que les fonctions des billetteries de nos institutions représentent un centre névralgique et indispensable à la pérennité et au développement des organisations culturelles. Quiconque œuvre dans l’univers de la billetterie est bien conscient que son utilité dépasse la simple action de fournir un coupon d’entrée. Au-delà des opérations qui permettent la gestion des places d’une salle et la collecte des paiements, les fonctions de la billetterie ont évolué au point de devenir un centre auquel s‘alimentent plusieurs secteurs d’une organisation.

Les données importantes recueillies par la billetterie, en plus d’assurer la gestion des opérations d’accueil, sont maintenant exploitées stratégiquement par les équipes de marketing et de communications pour mieux connaître leurs clientèles. Les nouveaux logiciels et systèmes de billetterie se doivent aujourd’hui d’être des outils efficaces permettant de communiquer directement avec les clients et de leur faire vivre non seulement une expérience d’achat simple et efficace, mais aussi une base pour générer et gérer des expériences-clients qui complètent et rehaussent la valeur des activités principales.

Depuis quelques années, les gestionnaires de billetteries ont fait appel à des fournisseurs de systèmes dont le modèle d’affaires est plus compatible avec le leur. La récupération et le contrôle des frais de service permettent maintenant de faire de la billetterie un centre de revenu, facilitant non seulement l’octroi d’un budget de fonctionnement, mais aussi d’un budget de développement. En effet, grâce à cette nouvelle indépendance, les billetteries peuvent mieux supporter les processus de ventes et se développer selon leurs propre objectifs.

 

Des logiciels mieux adaptés… des fonctionnalités à exploiter!

Les nouveaux logiciels sont aussi plus flexibles et mieux adaptés. De conception plus simple, ils peuvent accueillir et gérer plus de données et plus rapidement. Ils sont plus faciles à développer et à faire évoluer de manière à supporter les processus plutôt que de les imposer. Les canaux de ventes sont plus ouverts et peuvent se multiplier. Les fonctionnalités ne sont plus limitées aux opérations de billetterie de base. Par exemple, il est maintenant possible de programmer les logiciels en attribuant à chaque transaction des codes comptables appropriés et personnalisés, facilitant ainsi le transfert vers les systèmes comptables.

Et que dire de la gestion du marketing : l’accès simple et rapide à une panoplie de données permet de mieux cerner son cycle de vente, de mieux mesurer et suivre le résultat des activités en temps réel, de mieux connaître ses clients, etc. On peut planifier et générer des communications automatiques, sous forme d’ « alerte événement », de communiqué d‘information, de contenu d’expérience-client, etc. Le suivi des entrées permet de savoir si on doit accélérer le flot d’entrées ou même retarder judicieusement de quelques minutes le début d’un spectacle. Bref, il existe maintenant dans ces nouveaux logiciels des dizaines de fonctionnalités qui permettent une plus grande gestion du marketing, des communications, des opérations, de la comptabilité et de l’administration. Ce sont des gains inestimables pour chacune de ces unités, alors que les ressources dégagées peuvent être stratégiquement redéployées.

Ces fonctionnalités sont issues de besoins précis exprimés par les gestionnaires de multiples organisations culturelles et de loisirs. Une fois développées, elles sont intégrées aux nouveaux logiciels et restent parfois mal connues. Bien sûr elles ne peuvent pas toutes être systématiquement exploitées par chacun des utilisateurs, mais devant l’évolution rapide de ces systèmes, les gestionnaires se doivent de rester à l’affût des nouveautés, de bien évaluer les retombées découlant de l’usage de ces nouvelles fonctionnalités et surtout, de bien les maîtriser.

Pourquoi ne pas prendre pour 2016 la résolution de bien connaître et de mieux exploiter votre système de billetterie ?